Abban az esetben, amikor e-mailen keresztül érkezik a hatósághoz a kérelem, az visszautasítható-e az Ákr. 46. §-a alapján arra hivatkozással, hogy az Ákr. 35. § (2) bekezdésében meghatározott feltételeknek nem felel meg?
1. A kérdés megválaszolásához azt szükséges megvizsgálni, hogy az adott kérelem vonatkozásában az ügyfél beazonosítható-e, továbbá – beazonosíthatóság esetén –, hogy a kérelmet az e-mail szövege, vagy az annak mellékletében található csatolmány tartalmazza-e.
2. Az Ákr. 7. § (2) bekezdése alapján az Ákr. alkalmazásában közigazgatási hatósági ügy az, amelynek intézése során a hatóság döntésével az ügyfél jogát vagy kötelezettségét megállapítja, jogvitáját eldönti, jogsértését megállapítja, tényt, állapotot, adatot igazol vagy nyilvántartást vezet, illetve az ezeket érintő döntését érvényesíti. Ha a hatósághoz érkezett e-mail (és ha van, annak melléklete) alapján az ügyfél személye nem állapítható meg, azaz nem beazonosítható Ákr. 10. § (1) bekezdésére tekintettel az a természetes vagy jogi személy, egyéb szervezet, akinek (amelynek) jogát vagy jogos érdekét az ügy közvetlenül érinti, akire (amelyre) nézve a hatósági nyilvántartás adatot tartalmaz, vagy akit (amelyet) hatósági ellenőrzés alá vontak, nincsen közigazgatási hatósági ügy sem. Ebben az esetben a hatóság a vonatkozó jogszabályok alapján a kérelmet benyújtó személyt tájékoztatja a kérelem benyújtásának joghatás kiváltására alkalmas módjairól, azonban döntéshozatal – ügyfél és egyben közigazgatási hatósági ügy hiányában – nem lehetséges.
3. Amennyiben az ügyfél beazonosítható, és a kérelmet az e-mail szövege vagy olyan csatolmánya tartalmazza, amely nem felel meg az írásbeli kérelem feltételeinek (például szkennelt vagy fényképezett dokumentum), a szabályozás a következőképpen foglalható össze.
Az Ákr. 26. § (1) bekezdése meghatározza a hatóság és az ügyfél, valamint az eljárásban résztvevők közötti kapcsolattartás formáit, amely történhet írásban, a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvényben (a továbbiakban: Dáptv.) meghatározott elektronikus úton (a továbbiakban együtt: írásban), vagy személyesen – ideértve az összeköttetés közvetlenségét, kölcsönösségét, folyamatos kép- és hangkapcsolatot biztosító telekommunikációs eszköz alkalmazását, ha az az adott eljárási cselekmény lefolytatására alkalmas –, illetve írásbelinek nem minősülő elektronikus úton (a továbbiakban együtt: szóban).
A Dáptv. 30. § (1) bekezdése értelmében, ha jogszabály valamely nyilatkozat tekintetében nem elektronikus ügyintézés esetében írásbeli nyilatkozatot követel meg, annak az elektronikus kapcsolattartás során alkalmazott jognyilatkozat megfelel, ha a nyilatkozattevő elektronikus azonosítása a Dáptv. 34. § (2) bekezdésében foglaltak szerint történik, és biztosított, hogy a kézbesített elektronikus dokumentum megegyezik a nyilatkozattevő által jóváhagyott dokumentummal. A Dáptv. 30. § (2) bekezdése szerint törvény vagy eredeti jogalkotói hatáskörben kiadott kormányrendelet a Dáptv. 30. § (1) bekezdésétől eltérő nyilatkozatok tekintetében is rendelkezhet úgy, hogy annak joghatásai az írásbeli nyilatkozat joghatásaival megegyeznek. Ezzel összefüggésben rendelkezik úgy a Dáptv. 34. § (1) bekezdése, hogy a Dáptv. 30. § (2) bekezdésében foglalt kivétellel az ügyfél akkor jogosult elektronikus azonosítás nélkül elektronikus ügyintézésre, ha az adott eljárási vagy ügyintézési cselekmény elvégzése vagy nyilatkozat megtétele nem elektronikus ügyintézés esetén egyáltalán nem igényli személyazonosító adat megadását. Itt szükséges utalni arra, hogy az ügyfél azonosításához szükséges személyazonosító adatok a kérelem kötelező tartalmi elemei [Ákr. 36. § (1) bekezdés].
A fentiek alapján megállapítható, hogy a hatóság és az ügyfél közötti kapcsolattartás során az elektronikus levél (e-mail) alkalmazása (és ha van, annak az írásbeliség feltételeinek meg nem felelő csatolmánya) tekinthető írásbelinek nem minősülő elektronikus (szóbeli), valamint elektronikus (írásbeli) kapcsolattartásnak is, utóbbinak csupán külön törvény vagy eredeti jogalkotói hatáskörben kiadott kormányrendelet rendelkezése alapján, vagy olyan esetben, amikor nem szükséges a személyazonosító adatok megadása. Az, hogy egy konkrét ügyben a hatósághoz ilyen formában küldött elektronikus levél a kapcsolattartás mely formáját jelenti, a jogszabályi környezetet és az ügy sajátosságait figyelembe véve ítélhető meg.
Az egyszerű elektronikus levél legnagyobb problémája az, hogy nem azonosítható be egyértelműen a küldő személyazonossága, így nem állapítható meg kétséget kizáróan az, hogy az valóban az ügyféltől, vagy az elektronikus levélen feladóként szereplő személytől származik. Az ilyen úton megtett jognyilatkozatokhoz főszabály szerint joghatás nem fűződhet – kivéve a Dáptv. 30. § (2) bekezdése és 34. § (1) bekezdése szerinti esetet –, csak akkor, ha egyébként kétséget kizáróan beazonosítható annak küldője, azaz hogy a nyilatkozat az arra jogosulttól származik.
Az ilyen úton előterjesztett kérelmet tehát – mint joghatás kiváltására irányuló jognyilatkozatot – a hatóságnak főszabály szerint vissza kell utasítania. A visszautasítás szabályozása kapcsán kiemelendő, hogy – az Ákr. 46. § (2) bekezdés második mondata alapján – ha a kérelmező a kérelmét öt napon belül az előírt formában ismételten előterjeszti, a hatóság az eljárást teljes eljárásban folytatja le, azzal, hogy a kérelmet az eredeti benyújtáskor előterjesztettnek kell tekinteni, de az ügyintézési határidőt az ismételt benyújtást követő naptól kell számítani.
A fentieken túl fontos felhívni a figyelmet arra is, hogy az Ákr. 35. § (2) bekezdése alapján, ha törvény vagy kormányrendelet másként nem rendelkezik, a kérelmet a hatósághoz írásban vagy személyesen lehet előterjeszteni. Ennélfogva a jogszabályi környezettől függően előfordulhat olyan eset, amikor a kérelmet írásbelinek nem minősülő elektronikus úton, például e-mail útján nem a Dáptv. alapján, hanem külön törvényi vagy kormányrendeleti rendelkezésre tekintettel lehet előterjeszteni a hatósághoz.
4. Amennyiben az ügyfél beazonosítható, és a kérelmet az e-mail olyan csatolmánya tartalmazza, amely megfelel az írásbeli kérelem feltételeinek (például elektronikus aláírással ellátott dokumentum), a kérelem joghatás kiváltására alkalmas módon benyújtottnak minősül, és – amennyiben más visszautasítási ok nem merül fel – a hatóság a kérelmet elbírálja, abban döntést hoz. Ebben az esetben az e-mail kvázi borítékként funkcionál, és a kérelem nem az e-mail törzsszövege lesz, hanem a csatolt elektronikus dokumentum, amely teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül, ami alapján jogi vélelem szól amellett, hogy az ügyféltől származik a kérelem.